仕事のメールを書いていると、
「相手の間違いに気づいたけれど、どう伝えれば角が立たないかな？」
「修正してほしいけれど、きつい言い方にはしたくない……」
「上司や取引先に指摘するなんて、失礼にならない？」
と悩むことがありますよね。
特に、相手のミスや認識違いを伝えるメールは、ほんの少し言葉を変えるだけで印象が大きく変わります。
たとえば、
「間違っています」
とそのまま書くより、
「念のためご確認いただけますでしょうか」
と伝えたほうが、ずっとやわらかい印象になります。
また、
「修正してください」
ではなく、
「お手数ですが、ご修正いただけますと幸いです」
とお願いの形にすると、相手も受け取りやすくなります。
指摘メールで大切なのは、相手を責めることではありません。
「事実を確認する → 必要なことをお願いする」
という流れを意識することです。
この記事では、
- 指摘をやわらかく伝える基本ルール
- すぐ使える万能テンプレート
- きつい言葉のやわらかい言い換え
- ミスの内容別メール例文
- 上司・取引先・同僚・部下への例文
- 催促や期限遅れの伝え方
- 件名の付け方
- NGな伝え方
- よくある疑問
まで、初めて指摘メールを書く方にもわかりやすくまとめました。
急いでいる方は、まず次の一覧から使いたい表現を選んでみてくださいね。
- 指摘をやわらかく伝えるメール｜まず覚えたい言い換え一覧
- 指摘をやわらかく伝えるメールの基本ポイント
- 指摘メールの基本テンプレート｜迷ったらこの順番
- 指摘をやわらかくするクッション言葉・便利フレーズ集
- 「間違っています」をやわらかく伝える言い換え
- 「修正してください」をやわらかく伝える言い換え
- 「早くしてください」「まだですか？」をやわらかく伝える言い換え
- 相手のミスをやわらかく伝えるメール例文
- 認識違い・勘違いをやわらかく確認するメール例文
- 上司へ指摘をやわらかく伝えるメール例文
- 取引先・お客様へ指摘をやわらかく伝えるメール例文
- 同僚へ指摘をやわらかく伝えるメール・チャット例文
- 後輩・部下へ指摘を前向きに伝えるメール例文
- 催促・期限遅れをやわらかく伝えるメール例文
- 指摘メールの件名例｜失礼にならない書き方
- 指摘メールで避けたいNGな書き方
- 指摘メールを書くときの5ステップ
- 指摘メール送信前のチェックリスト
- 指摘はメールと口頭のどちらで伝える？
- 指摘メールを送ったあとのフォローも大切
- 指摘をやわらかく伝えるメールのよくある質問
- まとめ｜指摘メールは「確認＋お願い」でやわらかく伝えよう
指摘をやわらかく伝えるメール｜まず覚えたい言い換え一覧
指摘メールで迷ったら、次のように言い換えるとやわらかく伝えやすくなります。
| きつく聞こえやすい言い方やわらかい言い換え | |
|---|---|
| 間違っています | 念のためご確認いただけますでしょうか |
| 修正してください | ご修正いただけますと幸いです |
| 確認してください | ご確認いただけますでしょうか |
| 早くしてください | 〇日までにご対応いただけますと幸いです |
| まだですか？ | その後の状況はいかがでしょうか |
| 前にも言いました | 以前にもご案内しておりますが、改めて共有いたします |
| できていません | 現時点では〇〇が確認できていない状況です |
| 使えません | このままですと〇〇への使用が難しいため、修正をお願いできますでしょうか |
| なぜできないのですか？ | 進めるうえでお困りの点はありますでしょうか |
ポイントは、断定や命令を「確認」「お願い」「提案」に変えることです。
これだけでも、メールの印象はかなりやわらかくなります。
指摘をやわらかく伝えるメールの基本ポイント
指摘メールを書くときは、難しい敬語をたくさん使う必要はありません。
まずは、次の5つを意識してみましょう。
相手のミスと決めつけず「確認」の形で伝える
指摘するときにまず気をつけたいのが、
「あなたが間違っています」
と決めつけないことです。
たとえば、
×「日付が間違っています」
よりも、
○「念のため確認させていただきたいのですが、日付は〇月〇日でお間違いないでしょうか」
と書くほうが自然です。
自分の認識が違っている可能性もあります。
そのため、
- 念のため確認ですが
- こちらの認識違いでしたら申し訳ございませんが
- 私の理解では〇〇となっております
- 恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか
などの表現が役立ちます。
クッション言葉を入れる
クッション言葉とは、お願いや指摘の前に添えて、文章をやわらかくする言葉です。
よく使われるのは、
- 恐れ入りますが
- お手数ですが
- 念のため
- 差し支えなければ
- 細かな点で恐縮ですが
- ご確認済みでしたら申し訳ございませんが
- こちらの認識違いでしたら恐縮ですが
などです。
たとえば、
「修正してください」
より、
「お手数ですが、ご修正いただけますでしょうか」
のほうが、お願いする気持ちが伝わります。
否定ではなく「お願い・提案」で伝える
指摘メールでは、
「ダメです」
「できません」
と否定するより、
「こうしてほしい」
と具体的に伝えるのがおすすめです。
たとえば、
×「この表現は使えません」
ではなく、
○「こちらは〇〇という表現へ変更いただけますと幸いです」
と書きます。
相手にとっても、次に何をすればよいのかわかりやすくなります。
人ではなく「内容・事実」に焦点を当てる
相手本人を責める言い方は避けましょう。
×「〇〇さんが入力を間違えています」
ではなく、
○「〇〇欄の記載内容について、ご確認いただけますでしょうか」
とします。
指摘するのは「人」ではなく「内容」です。
この意識だけでも、文章がやわらかくなります。
感謝や配慮を添える
指摘の前後には、お礼を入れると印象がよくなります。
たとえば、
「資料をご共有いただき、ありがとうございます。」
「早速ご対応いただき、ありがとうございました。」
などです。
最後も、
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
と締めれば、丁寧な印象になります。
指摘メールの基本テンプレート｜迷ったらこの順番
指摘メールを書くときは、
感謝 → 確認 → 指摘 → お願い → 締め
の順番で書くとまとまりやすくなります。
基本の5ステップ
1．感謝
「資料をご送付いただきありがとうございます。」
2．確認
「一点、確認させていただきたい箇所がございます。」
3．指摘
「〇ページの金額が、以前伺っていた内容と異なっているようです。」
4．お願い
「恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。」
5．締め
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
この型を覚えておけば、上司・取引先・同僚など多くの相手に応用できます。
上司・取引先にも使える万能テンプレート
〇〇様
いつもお世話になっております。
資料をご共有いただき、ありがとうございます。
一点、念のため確認させていただきたい箇所がございます。
〇〇の部分について△△と記載されておりますが、以前伺っていた内容では□□と認識しております。
こちらの認識違いでしたら申し訳ございません。
恐れ入りますが、一度ご確認いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
社内向けの短いテンプレート
お疲れさまです。
資料ありがとうございます。
一点だけ確認なのですが、〇〇の部分は△△で合っていますでしょうか。
以前は□□と伺っていたため、念のため確認させてください。
よろしくお願いします。
修正してほしいときの万能テンプレート
〇〇様
お世話になっております。
ご対応いただきありがとうございます。
恐れ入りますが、〇〇の箇所について、△△へご修正いただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
急ぎでお願いするときのテンプレート
〇〇様
お世話になっております。
ご対応いただいているところ恐れ入ります。
〇〇について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
次の作業の都合上、可能でしたら本日〇時頃までにご確認いただけますと大変助かります。
急なお願いとなり申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
指摘をやわらかくするクッション言葉・便利フレーズ集
ここでは、メールにそのまま取り入れやすいフレーズを目的別にまとめます。
指摘する前に使える言葉
- 念のため確認させていただきたいのですが
- 細かな点で恐縮ですが
- こちらの認識違いでしたら申し訳ございませんが
- ご確認済みでしたら申し訳ございませんが
- 恐れ入りますが、一点確認させてください
確認してほしいとき
- ご確認いただけますでしょうか
- 一度ご確認いただけますと幸いです
- 念のためご確認をお願いいたします
- 認識に相違がないかご確認いただけますでしょうか
修正してほしいとき
- ご修正いただけますでしょうか
- ご修正いただけますと幸いです
- 可能でしたら〇〇へ変更をお願いいたします
- お手数ですが、〇〇へご修正をお願いできますでしょうか
認識違いを伝えたいとき
- 私の認識では〇〇となっております
- こちらでは〇〇と認識しております
- 以前のお打ち合わせでは〇〇と伺っております
- 認識に相違がないか確認させていただけますでしょうか
相手に非があると断定したくないとき
- こちらの確認不足でしたら申し訳ございません
- 私の認識違いでしたら恐縮ですが
- 行き違いでしたらご容赦ください
- すでにご対応済みでしたら申し訳ございません
「間違っています」をやわらかく伝える言い換え
指摘メールの中でも特に悩みやすいのが、
「間違っています」
という言葉です。
そのまま使うより、次のように言い換えると安心です。
やわらかい言い換え例
- 念のためご確認いただけますでしょうか
- 〇〇ではなく△△ではないかと認識しております
- 私の認識では〇〇となっております
- こちらの理解と異なっているようですので、念のため確認させてください
- 〇〇となっておりますが、△△でお間違いないでしょうか
「間違っています」を完全に避けても、必要な内容は十分伝えられます。
「修正してください」をやわらかく伝える言い換え
やわらかい言い換え例
- お手数ですが、ご修正をお願いいたします
- 恐れ入りますが、ご修正いただけますでしょうか
- 可能でしたら〇〇へ変更いただけますと幸いです
- 〇〇へご修正いただくことは可能でしょうか
相手が取引先や上司の場合は、
「いただけますでしょうか」「いただけますと幸いです」
を使うと丁寧です。
「早くしてください」「まだですか？」をやわらかく伝える言い換え
急ぎの場合でも、
「早くしてください」
と書く必要はありません。
「早くしてください」の言い換え
- 恐れ入りますが、〇日までにご対応いただけますでしょうか
- 可能でしたら本日中にご確認いただけますと幸いです
- 〇時頃までにご対応いただけますと大変助かります
- 次の工程の都合上、〇日までにご対応をお願いできますでしょうか
「まだですか？」の言い換え
- その後の状況はいかがでしょうか
- ご対応状況について確認させていただけますでしょうか
- 〇〇について進捗をご共有いただけますと幸いです
- 行き違いでしたら申し訳ございませんが、ご確認をお願いいたします
急ぎの場合は、「早く」ではなく具体的な日時を伝えるのがポイントです。
相手のミスをやわらかく伝えるメール例文
ここからは、実際によくあるミス別に例文をご紹介します。
誤字・脱字を指摘するとき
〇〇様
資料をご共有いただき、ありがとうございます。
細かな点で恐縮ですが、〇ページの「〇〇」という表記について、「△△」の誤記ではないかと思い、ご連絡いたしました。
念のためご確認いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
日付や曜日の間違いを伝えるとき
〇〇様
お世話になっております。
ご案内ありがとうございます。
一点確認なのですが、メールには「8月10日（月）」とございますが、曜日が異なっているようです。
こちらの認識違いでしたら申し訳ございません。
恐れ入りますが、日程をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
時間の間違いを伝えるとき
〇〇様
お世話になっております。
スケジュールをご共有いただきありがとうございます。
〇〇について、以前は14時開始と伺っておりましたが、今回の資料では15時開始となっております。
どちらが正しいか、念のため確認させていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
金額や数値の間違いを伝えるとき
〇〇様
いつもお世話になっております。
請求書をご送付いただきありがとうございます。
一点確認させていただきたいのですが、〇〇の金額が50,000円となっております。
事前に伺っていた金額は45,000円と認識しておりますが、こちらで合っていますでしょうか。
恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
名前や会社名の誤りを伝えるとき
〇〇様
資料をご送付いただきありがとうございます。
一点だけ確認をお願いいたします。
〇ページの会社名が「株式会社〇〇」となっておりますが、正式名称は「〇〇株式会社」となります。
お手数ですが、ご修正いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
資料の内容を修正してほしいとき
〇〇様
資料を作成いただき、ありがとうございます。
内容を確認いたしました。
恐れ入りますが、〇ページの〇〇について、△△という内容へご修正いただくことは可能でしょうか。
そのほかの部分については問題ございません。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
添付ファイルがないとき
〇〇様
お世話になっております。
メールありがとうございます。
恐れ入りますが、添付ファイルが確認できなかったため、ご連絡いたしました。
行き違いでしたら申し訳ございません。
お手数ですが、再度お送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
添付ファイルが違うとき
〇〇様
お世話になっております。
ファイルをご送付いただきありがとうございます。
一点確認なのですが、添付いただいたファイルが〇〇の資料となっているようです。
今回ご送付予定の資料は△△だったかと認識しております。
恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。
URL・リンクが違うとき
〇〇様
お世話になっております。
ご案内いただいたURLを確認したところ、別のページが表示されるようでした。
こちらの環境によるものでしたら申し訳ございません。
念のため、URLをご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
「念のため共有」で伝えるとき
お疲れさまです。
念のため共有です。
〇〇資料の△△の部分ですが、最新情報では□□へ変更されているようです。
すでに確認済みでしたらすみません。
必要に応じてご確認をお願いします。
認識違い・勘違いをやわらかく確認するメール例文
相手が間違っているのか、自分の認識が違うのかわからない場面もありますよね。
そんなときは、「確認」の形にすると安心です。
自分と相手の認識が違うとき
〇〇様
お世話になっております。
一点、認識について確認させてください。
私の認識では、〇〇は△△までに対応する予定となっておりますが、今回いただいた内容では□□となっております。
どちらの内容で進めればよいか、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
打ち合わせ内容と違うとき
〇〇様
お世話になっております。
先日はお打ち合わせありがとうございました。
〇〇について確認させていただきたいのですが、打ち合わせ時には△△と伺っていたと記憶しております。
今回の資料では□□となっておりますので、念のため認識を合わせられればと思っております。
ご確認いただけますと幸いです。
自分の説明不足だった可能性があるとき
〇〇様
ご対応いただきありがとうございます。
こちらの説明がわかりにくかった可能性もあり、申し訳ございません。
今回お願いしたかった内容は、〇〇ではなく△△となります。
お手数をおかけしますが、△△の形でご対応いただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
上司へ指摘をやわらかく伝えるメール例文
上司への指摘は、
「失礼に思われないかな」
と特に心配になりますよね。
上司には、
「私の認識では〜」「念のため確認ですが」
と、自分側の認識を示しながら確認すると伝えやすくなります。
上司の資料の間違いを伝える
〇〇部長
お疲れさまです。
資料を共有いただきありがとうございます。
一点、念のため確認させてください。
〇ページの〇〇ですが、△△ではなく□□だったかと認識しております。
私の認識違いでしたら申し訳ありません。
お時間のある際にご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
上司の認識違いを確認する
〇〇課長
お疲れさまです。
〇〇について確認させてください。
私は△△という認識で進めておりましたが、先ほどのお話では□□とのことでした。
私の理解が違っていましたら申し訳ありません。
今後は□□として進める形でよろしいでしょうか。
上司へ日程の間違いを伝える
〇〇部長
お疲れさまです。
明日の会議について一点確認です。
予定表では10時開始となっておりますが、先日の打ち合わせでは11時開始と伺っていたように記憶しております。
念のため、開始時間をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
上司へ修正をお願いする
〇〇課長
お疲れさまです。
資料をご確認いただきありがとうございます。
恐れ入りますが、〇〇の部分について、△△へ修正いただくことは可能でしょうか。
私のほうでも必要な作業があれば対応いたします。
よろしくお願いいたします。
取引先・お客様へ指摘をやわらかく伝えるメール例文
取引先やお客様には、より丁寧に、
相手のミスだと決めつけない
ことを意識しましょう。
資料の間違いを伝える
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
資料をご送付いただき、ありがとうございます。
一点、確認させていただきたい箇所がございます。
〇ページの〇〇につきまして、△△ではなく□□ではないかと認識しております。
こちらの認識違いでしたら申し訳ございません。
恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
請求書や金額の違いを伝える
〇〇様
いつもお世話になっております。
請求書をご送付いただきありがとうございます。
金額について一点確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
〇〇の項目が50,000円となっておりますが、弊社では45,000円と認識しております。
恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
修正をお願いするとき
〇〇様
お世話になっております。
早速ご対応いただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、〇〇の箇所について△△へご修正いただくことは可能でしょうか。
こちらの説明が不足しておりましたら申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
資料が届いていないとき
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
こちらの確認不足でしたら大変申し訳ございませんが、△△についての資料がまだ届いていないようです。
すでにお送りいただいておりましたらご容赦ください。
恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。
同僚へ指摘をやわらかく伝えるメール・チャット例文
同僚への連絡は、丁寧すぎてもよそよそしくなります。
相手との関係に合わせて、少し自然な文章にしましょう。
ちょっとしたミスを伝える
お疲れさまです！
資料ありがとう。
一点だけ、〇〇の部分が△△になっているので、念のため確認してもらえると助かります。
よろしくお願いします。
修正をお願いする
お疲れさまです。
〇〇の対応ありがとうございます。
申し訳ないのですが、△△の部分だけ□□に修正してもらえますか？
お手数ですが、よろしくお願いします。
認識違いを確認する
お疲れさまです。
〇〇について確認です。
私は△△という認識だったのですが、□□で進める形で合っていますか？
念のため確認させてください。
急ぎでお願いする
お疲れさまです。
〇〇の件ですが、次の作業の都合もあるので、可能であれば今日の15時頃までに確認してもらえると助かります。
急ぎでごめんなさい。
よろしくお願いします。
後輩・部下へ指摘を前向きに伝えるメール例文
後輩や部下には、やわらかくするだけでなく、
何を改善すればよいのかを具体的に伝える
ことも大切です。
初めてのミスを伝える
〇〇さん
お疲れさまです。
資料作成ありがとうございました。
全体的にわかりやすくまとまっています。
一点だけ、〇〇の数値が△△になっていたので、次回から確認してもらえると安心です。
今回は□□に修正をお願いします。
よろしくお願いします。
褒めてから改善点を伝える
〇〇さん
お疲れさまです。
今回の資料、とても見やすくなっていました。
特に〇〇のまとめ方はわかりやすかったです。
一方で、△△については、もう少し具体的な数字があるとさらに伝わりやすくなると思います。
次回はその点も意識してみてください。
よろしくお願いします。
繰り返しミスを伝える
〇〇さん
お疲れさまです。
〇〇について確認しました。
以前にもお伝えした内容と重なりますが、△△の入力漏れが今回も見られました。
今後は提出前にチェックリストを使うなど、確認方法を工夫していきましょう。
わからない点があれば、遠慮なく相談してください。
締切を守ってほしいとき
〇〇さん
お疲れさまです。
いつも対応ありがとうございます。
最近、〇〇の提出が締切直前になることが続いているため、今後は少し早めに進捗を共有してもらえると助かります。
難しい点や時間がかかっている作業があれば、早めに相談してください。
よろしくお願いします。
催促・期限遅れをやわらかく伝えるメール例文
催促するときは、
「遅れています」
と責めるより、
「状況を確認する」
という形が使いやすいです。
返信が来ないとき
〇〇様
お世話になっております。
先日お送りしました〇〇の件について、その後の状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
なお、行き違いですでにご返信いただいておりましたら申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。
提出物が届いていないとき
〇〇様
お世話になっております。
〇〇の資料について確認のためご連絡いたしました。
本日時点で、こちらではまだ受領を確認できていない状況です。
すでにお送りいただいておりましたら申し訳ございません。
恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。
納期を過ぎているとき
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇につきまして、納期を〇月〇日と伺っておりましたので、現在の進捗を確認させていただければと思いご連絡いたしました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、納品予定日をご共有いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
対応を急いでほしいとき
〇〇様
お世話になっております。
〇〇についてご対応いただいているところ恐れ入ります。
次の工程の都合上、可能でしたら〇月〇日までにご対応いただけますと大変助かります。
難しい場合は、対応可能な時期をご共有いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
2回目の催促をするとき
〇〇様
お世話になっております。
度々のご連絡となり申し訳ございません。
先日ご連絡しました〇〇の件について、再度確認させていただきたくご連絡いたしました。
恐れ入りますが、〇月〇日までにご回答いただくことは可能でしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
指摘メールの件名例｜失礼にならない書き方
本文だけでなく、件名にも気をつけましょう。
件名は、
「何のメールかわかる＋責める印象を出さない」
のがポイントです。
上司への件名例
- 【ご確認】〇〇資料について
- 〇〇の内容について確認のお願い
- 〇月〇日の予定について
- 〇〇について一点確認です
取引先への件名例
- 【ご確認のお願い】〇〇資料について
- 〇〇の記載内容について
- 〇〇請求書についてのご確認
- 〇〇資料修正のお願い
修正をお願いするとき
- 【修正のお願い】〇〇資料について
- 〇〇資料の一部修正について
- 〇〇の記載内容について
催促するとき
- 【ご確認のお願い】〇〇について
- 〇〇の進捗について
- 〇〇資料のご提出について
- 【再送】〇〇についてのご確認
「間違いがあります」
「至急修正してください」
のような件名は、必要以上に強く見えることがあるため注意しましょう。
指摘メールで避けたいNGな書き方
やわらかく書いているつもりでも、相手に負担を感じさせてしまうことがあります。
ここでは避けたいポイントを確認しておきましょう。
相手のミスだと最初から決めつける
×「この部分は間違っています。」
○「〇〇となっておりますが、念のためご確認いただけますでしょうか。」
まず確認の形にすると安心です。
「なぜ」「普通は」を使って責める
×「なぜ確認しなかったのですか？」
×「普通はわかりますよね？」
こうした言い方は、相手を責める印象が強くなります。
○「進めるうえで何かお困りの点はありましたでしょうか」
○「次回から〇〇をご確認いただけると助かります」
のように改善につながる表現にしましょう。
感情的なまま送る
「またですか」
「何度言えばわかるのでしょうか」
と書きたくなることもあるかもしれません。
しかし、メールは文章として残ります。
感情が強くなっているときほど、送信前に一度読み返しましょう。
やわらかくしすぎて何をしてほしいかわからない
丁寧にしようとして、
「もし可能であれば、少しご確認いただけるとありがたいかもしれません」
のように曖昧すぎる文章になることもあります。
必要な修正は、
「〇ページの〇〇を△△へご修正いただけますでしょうか」
と具体的に伝えましょう。
必要以上に謝りすぎる
「申し訳ございません」を何度も使うと、かえって読みにくくなります。
指摘することそのものが悪いわけではありません。
クッション言葉をひとつ入れたら、あとは簡潔に伝えて大丈夫です。
指摘メールを書くときの5ステップ
最後に、実際にメールを書く流れをまとめます。
①事実関係を確認する
まず、
「本当に間違いなのか」
を確認しましょう。
過去のメールや資料、打ち合わせ内容なども見直しておくと安心です。
②相手との関係に合う言葉を選ぶ
上司や取引先なら、
「恐れ入りますが」
「ご確認いただけますでしょうか」
など丁寧な表現を。
同僚や後輩なら、少し自然な文章でも問題ありません。
③どこを指摘しているのか具体的に書く
「資料が違います」
ではなく、
「〇ページの△△の金額」
など、場所を具体的にします。
④どうしてほしいのかを書く
- 確認してほしい
- 修正してほしい
- 返信してほしい
- 〇日までに対応してほしい
など、希望する対応を明確にします。
⑤送信前に読み返す
送信前に、
「自分が受け取ったらどう感じるかな？」
と考えて読み返してみましょう。
指摘メール送信前のチェックリスト
最後に、次の項目を確認すると安心です。
- 相手のミスだと決めつけていないか
- 感情的な言葉が入っていないか
- 指摘する場所が明確か
- どうしてほしいか書いてあるか
- 必要なら期限を書いているか
- クッション言葉を使っているか
- 感謝や配慮の言葉が入っているか
- 誤字・脱字がないか
全部完璧でなくても大丈夫です。
「責める文章になっていないか」
だけでも確認しておくと、失敗しにくくなります。
指摘はメールと口頭のどちらで伝える？
指摘は、必ずメールでする必要はありません。
内容によっては、口頭のほうが適している場合もあります。
メールで伝えやすいケース
- 日付・数字・金額などを正確に確認したい
- 修正箇所が複数ある
- 記録を残したい
- 相手がすぐ対応する必要がない
このような場合は、メールが向いています。
口頭で伝えたほうがよいケース
- 大きなミス
- 注意や指導を含む内容
- 相手が落ち込む可能性が高い内容
- 文章だけでは誤解が生まれそうな内容
などは、直接話したほうが伝わりやすい場合があります。
口頭＋メールの併用もおすすめ
重要な内容なら、
「先ほどお話しした内容について、念のためメールでも共有します。」
と、口頭で説明したあとにメールを残す方法もあります。
指摘メールを送ったあとのフォローも大切
指摘したあとは、
「気まずくならないかな」
と心配になりますよね。
そんなときは、修正後のフォローを意識してみましょう。
修正してもらったらお礼を伝える
「早速ご対応いただきありがとうございます。」
「修正ありがとうございました。確認いたしました。」
とひと言伝えるだけで印象がよくなります。
解決した指摘を引きずらない
修正が終わったら、必要以上に以前のミスを持ち出さないことも大切です。
同じミスが続いたら事実と改善策を伝える
「今回も〇〇が確認できませんでした。」
「今後は提出前に△△をご確認ください。」
のように、感情ではなく事実と改善方法を伝えましょう。
指摘をやわらかく伝えるメールのよくある質問
相手が明らかに間違っていても「確認」の形にしたほうがいい？
相手や状況によります。
明らかな誤字などであれば、
「〇〇へご修正をお願いいたします」
と伝えても問題ありません。
ただし、上司や取引先、認識違いの可能性がある内容では、
「念のため確認ですが」
としたほうが無難です。
「ご確認ください」は上司に失礼？
「ご確認ください」が必ず失礼というわけではありません。
ただ、よりやわらかくするなら、
「ご確認いただけますでしょうか」
「ご確認いただけますと幸いです」
がおすすめです。
「念のため」は失礼にならない？
一般的なビジネスメールでもよく使われる表現です。
「念のため確認させていただきたいのですが」
と使うと、指摘の印象をやわらげられます。
上司に「間違っています」と伝えるには？
直接「間違っています」と書くより、
「私の認識では〇〇となっておりますが、こちらで合っていますでしょうか」
と確認する形がおすすめです。
何度も同じミスをする人にはどう伝える？
やわらかくしすぎず、事実を伝えましょう。
たとえば、
「以前にもお伝えした内容となりますが、今回も〇〇が確認できませんでした。次回から提出前に△△をご確認ください。」
とすると、改善点も伝わります。
急ぎの場合はどう書けばいい？
「早くしてください」ではなく、
「恐れ入りますが、本日15時までにご対応いただけますと助かります。」
のように、具体的な期限を書きましょう。
メールで指摘すると冷たく見えない？
文章だけでは冷たく感じられる場合があります。
そのため、
「ありがとうございます」
「恐れ入りますが」
「お手数をおかけしますが」
などを適度に入れると安心です。
CCに上司を入れて指摘してもいい？
業務上必要な共有であれば問題ありません。
ただし、相手を責めたりプレッシャーを与えたりする目的でCCに上司を入れるのは避けたほうがよいでしょう。
まず本人へ確認し、必要に応じて関係者へ共有する形が自然です。
指摘する内容が複数あるときはどう書く？
複数ある場合は、
「3点ございます」
と最初に伝えて、番号を付けると読みやすくなります。
たとえば、
1．〇ページの日付
2．△ページの金額
3．添付資料の名称
のように整理します。
相手も修正漏れを防ぎやすくなります。
まとめ｜指摘メールは「確認＋お願い」でやわらかく伝えよう
指摘メールを書くときは、
「相手を不快にさせたらどうしよう」
と悩むこともありますよね。
でも、必要なことを伝えること自体は悪いことではありません。
大切なのは、相手を責めず、確認とお願いの形で伝えることです。
迷ったときは、
感謝
↓
確認
↓
指摘
↓
お願い
↓
締め
の順番を思い出してみてください。
そして、
「間違っています」
ではなく、
「念のためご確認いただけますでしょうか」
「修正してください」
ではなく、
「お手数ですが、ご修正いただけますと幸いです」
と少し言い換えるだけでも、メールの印象はぐっとやわらかくなります。
相手への配慮を忘れず、必要なことはわかりやすく伝える。
この2つを意識すれば、上司・取引先・同僚・部下など、相手が変わっても使いやすい指摘メールになります。
「どう書けばいいんだろう？」
と迷ったときは、ぜひ今回の例文を相手や状況に合わせて使ってみてくださいね。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
